2009. június 3., szerda

Fontos vagy sürgős?

A személyes időmenedzsment módszerek közül talán a legsikeresebb a feladatok fontosság-sürgősség szerinti osztályozásán alapuló. A rendszer kialakításához az a felismerés vezetett, hogy bármilyen hatékonyan is végezzük el feladatainkat, előbb vagy utóbb bekövetkezik az a pont, ahol a feladatok száma meghaladja a rendelkezésünkre álló időkeretet. Ha hatékonyabban dolgozunk, akkor ez az állapot kicsit később következik be, ha kevésbé hatékonyan, akkor hamarabb. A feladatok elvégzésének gyorsasága másodlagos, a lényeg az, hogy megfelelően válasszuk ki, hogy mire fordítjuk az időnket. A feladatainkat egy fontosság és egy sürgősség tengely mentén kialakított mátrixban helyezzük el. A fontos dolgaink a mátrix felső sávjában kapnak helyet. A módszer központi eleme a világos célmeghatározás, és értékrend kialakítás. Azok a feladatok tekintendők fontosnak, amelyek közvetlenül hozzájárulnak ahhoz, hogy céljainkat elérjük. Miután egy ideje alkalmaztam ezt az időszervezési rendszert rájöttem, hogy a megközelítés ugyanúgy alkalmas egy projekt team erőforrásgazdálkodásának menedzselésére, mint a személyes időgazdálkodásra. Mi a célja egy fejlesztési projektnek? A valós igényeket kielégítő, működő szoftver! Nézzük meg ebből a szempontból, hogy mik jellemzik a mátrix egyes negyedeit:

I. negyed: a sürgős és fontos tevékenységek - a tűzoltás
Ebbe a kategóriába tartoznak azok a feladataink, amiket mindenképpen el kell végeznünk, viszont a rendelkezésünkre álló idő szűkös. Az ebben a negyedben eltöltött idő okozza a legtöbb stresszt, és vezet a legtöbb hibához. A fejlesztési projektben tipikusan ilyen a rendszer átadását megelőző időszak, ahol számos ismert hibát kell kijavítani, véglegesíteni kell a rendszerhez kapcsolódó üzemeltetési és felhasználói dokumentációkat stb. Világos, hogy a feladatok fontosak, viszont reménytelenül kevésnek látszik a rendelkezésre álló idő.

II. negyed: fontos, de nem sürgős tevékenységek - a fejlődés, teremtés
Ez a leghasznosabb időtöltés. Ebben a negyedben végezzük el azokat a feladatokat, melyek a projektet ténylegesen előremozdítják, javítanak a termék minőségén. Itt termelünk a leghatékonyabban valódi értéket. A fejlesztési projektben ez az az időszak, amikor hagyjuk a csapatot dolgozni, kreatívan gondolkodni, amikor lehetőséget adunk a fejlődésre és a kísérletezésre. Ide tartozik az az idő, amikor a fejlesztő csapat lehetőséget kap arra, hogy megértse a rendszer valós üzleti környezetét. Ebben a negyedben végezzük a tervezést és a feladatok priorizálását is.

III. negyed: sürgős, de nem fontos tevékenységek - a zaklatás
Ez a legalattomosabb negyed. A személyes hatékonyságot vizsgáló felmérések azt mutatták ki, hogy a vezetők az idejük 30-50%-át ilyen tevékenységekkel töltik. Az alattomosságát az okozza, hogy a sürgető határidők a fontosság érzetét keltik. Az ebbe a negyedbe tartozó tevékenységek veszik el az időt a tényleges értékteremtésről, mivel állandóan nyomás alatt tartják az embereket. Tipikus képviselői a megszakításokból adódó feladatok. A fejlesztési projektekre vetítve ilyen az emberek projektek közötti mozgatása, a gyenge menedzsment által azonnali határidőre igényelt státusz jelentések és demók.
Kicsit elvonatkoztatva ugyanide sorolható a legtöbb dokumentáció leadás is. A követelményspecifikáció, vagy a funkcionális specifikáció projekttervben meghatározott időpontra történő leadási kényszere ahhoz vezet, hogy a team nem tud kellő időt szakítani a fejlődésre, vagy a végfelhasználókkal történő kommunikációra, mert bezárkózik az irodába a dokumentum megírása miatt. Ezek a tevékenységek elterelik a figyelmet a valódi kérdésekről és a követelményeket kipipálandó feladatokká degradálják nem hagyva időt a valódi okok megértésére.

IV. negyed: nem sürgős és nem fontos tevékenységek - a pazarlás
Ezek azok a tevékenységek, melyek alig járulnak hozzá a projekt sikeréhez. Legtipikusabb képviselőjük a túlhízlalt dokumentációk és a soha le nem fejlesztett, de részletesen specifikált követelmények és rendszerfunkciók. Az operatív menedzsment területén ilyenek a túl nagy körben megrartott, nem előkészített megbeszélések, elhúzódó státusz egyeztetések, vagy a gyenge menedzsment bizonytalanságát enyhítendő időelszámoltatások. Szintén jellemző pazarlási forrás a nem kellően átgondolt módosítási igények átvezettetése a rendszerben. Amik később újra megváltoznak... végül soha senki nem használja...

A fentieket jobban átgondolva gyorsan rádöbbenhetünk, hogy az agilis fejlesztési irányzatok végsősoron arra törekszenek, hogy a team erőforrásait az első két negyedre összpontosítsák. A projekt megszabadítása az alsó sávban lévő felesleges ráfordításoktól a lean menedzsment (lean = karcsú) egyik legfontosabb irányelve.

A cikkben felhasznált képeket a következő oldalakról vettem kölcsön: collegecandy.com, www.vuidesign.net, www.cmse.ie, bitsandpieces.us

1 megjegyzés:

Füzi Ákos írta...

Mikor tudunk nem sürgős dolgokkal foglalkozni? Ha nincs rajtunk időnyomás. Ehhez tudni kell "NEM"-et mondani, mert a főnök és az ügyfél márcsak olyan, hogy mindig akar valamit. Ahhoz, hogy az ügyfelednek, vagy a főnöködnek úgy mondj NEM-et, hogy az ügyfeled, vagy főnököd maradjon, meglátásom szerint két dolog kell:

1. Tudd a feladatok üzleti prioritását, és ezek mentén kommunikálj!
2. Időnyomás nélkül is dolgozz intenzíven, és mutasd meg a fontos, de még nem sürgős feladataid eredményét!


Ha a főnök, vagy az ügyfél most éppen semmit nem akar tőlünk, akkor számára most nem mi vagyunk a fontosak. Ezen érdemes változtatni, mert a fontos dolgokért szeret fizetni...

A SCRUM az időmenedzsmentben is segít rendet tenni azzal, hogy mindenki tevékenységét a feladatok egymáshoz viszonyított prioritásai mentén szervezi.